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Für die Verwendung der Kasse ist vorgeschrieben, dass die Buchungsdaten bei einer Außenprüfung durch die Finanzbehörden dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden können. Diesen Export können Sie jederzeit (bei entsprechend vorhandener Berechtigung) ohne einen unserer Mitarbeiter durchführen.
An dieser Stelle wird beschrieben wie dieser Export durchzuführen ist und welche Daten daraus resultieren.

Diese exportierten Daten sind sehr sensibel und enthalten nicht nur jederzeit lesbare Daten der Kassen-Umsätze, sondern auch Daten zu den beteiligten Mitarbeitern und sollten extern gesichert und aufbewahrt werden.

Über das Menü „Funktionen → Export → Kassiervorgänge“ wird die Funktion aufgerufen.

Nach einer Abfrage des Kennworts um die Berechtigung festzustellen, befindet man sich im Dialogfenster für die Auswahl der Daten: Über die Filtereinstellung wird der auszuwertende Datumsbereich und die für den Datenexport zu verwendende Kasse anzeigt (Filialname). Normalerweise wird nur eine Kasse angezeigt. Nach Auswahl dieser Daten kann festgelegt werden ob es sich um einen Export für das Finanzamt/Außenprüfer handelt oder ob es sich um einen individuellen Export zum Beispiel für einen Steuerberater handelt.

Die individuellen Daten entsprechen ausnahmslos den Daten für das Finanzamt! Es wird an dieser Stelle nur ermöglicht die Daten in der Komplexität einzuschränken!

Der individuelle Export stellt sich so dar:

Nachdem der Datenumfang festgelegt wurde, muss ein Exportverzeichnis eingetragen oder ausgewählt werden: Dieses Verzeichnis muss vorhanden sein, da ansonsten eine entsprechende Fehlermeldung erfolgt. Bei dem Verzeichnis kann es sich natürlich auch um einen externen Datenträger handeln (USB-Stick oder Festplatte) damit die Daten nicht auf dem Rechner verbleiben. Wenn alle Parameter korrekt ausgewählt wurden, wird der Schalter „Exportieren“ aktiv. Wurde nicht alles korrekt erfasst, dann besteht keine Möglichkeit zu exportieren. Nachdem der Export durchgeführt wurde, wird eine Erfolgsmeldung angzeigt, die die Dateinamen anzeigt die erstellt wurden: Es handelt sich um drei Dateien, die weiter unten näher beschrieben sind. Die Dateinamen sind durch das Exportdatum und die Uhrzeit eindeutig gekennzeichnet. Der Dateiname kann vor dem Export nicht geändert werden und wird vom Programm vorgegeben.
Nach dem erfolgten Export wird das Fenster nicht verlassen und es besteht die Möglichkeit den Export mit weiteren Zeiträumern fort zu setzen. Eine einmal erstellte Datei kann über das Programm Ladenkasse nicht mehr verändert oder überschrieben werden.

Bei den exportierten Daten handelt es sich um reine Textdateien, die mit jedem beliebigen Texteditor geöffnet werden können. Die Liste der Buchungen ist strukturiert und ist eine CSV-Datei, die mit Hilfe einer Tabellenkalkulation geöffnet werden kann. Ebenso ist es möglich diese Daten in die Auswertungstools der Behörden einzulesen da sie weder verschlüsselt oder codiert geschrieben werden. Dieses Format entspricht aber nicht dem IDEA-Format, ist aber ähnlich aufgebaut.

Es werden insgesamt drei Dateien erstellt. Die Dateinamen der exportierten Daten bestehen zunächst aus dem gedrehten Datum („20180719“) und der Uhrzeit ohne Trenner („083650“), einem Unterstrich und dem Dateinamen.

In dieser Datei sind alle Einzelbuchungen enthalten die zu einem Bon gehören. Jeder Bon ist eindeutig durch eine fortlaufende Nummer und durch die Tagesbon-Nummer eindetuig zu identifizieren. Für jeden Eintrag innerhalb eines Bons / Kassiervorgangs wird eine eigene Zeile innerhalb der Buchungsvorgänge generiert. Das bedeutet, dass sowohl der einzeln aufgeführte Artikel, als auch das Zahlungsmittel und der Mitarbeiter separat in einer Datenzeile aufgeführt sind. Damit diese Vorgänge zusammen hängend ausgewertet werden können, ist die fortlaufende Nummer beim Export gleich.
Die Bezeichnung „Leerbons“ wird verwendet, wenn keine Zahlung durchgeführt und keine Ware kassiert wurde. Zum Beispiel erzeugt jeder Tagesabschluss einen Bon-Eintrag als Protokollierung, der nur den Text „Tagesabschluss wurde durchgeführt“ enthält. Oder aber beim manuellen Öffnen der Kasse wird dieses Öffnen durch einen Bon protokolliert, da so auch der Mitarbeiter erfasst wird. Diese Bons werden bei den Buchungsvorgängen mit der Bezeichnung „Leerbon“ aufgeführt, da sie weder einen Wert noch Ware enthalten.
Alle anderen Zeilen enthalten Buchungen, die entweder Ware ausbuchen und Zahlungsmittel gegenbuchen oder aber diese Vorgänge wieder anulliert, indem ein Storno durchgeführt wird. Bei der gebuchten Ware wird beim Zugriff aus den Stammdaten des Systems die Artikelnummer mit den dazu gehörigen Warengruppen aufgeführt.

Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der Aktivitäten der in der Kasse verwendeten Mitarbeiter. Es kann so festgestellt werden welcher Mitarbeiter wieviele Buchungen insgesamt, Preisänderungen, Stornos und Geldtransfers durchgeführt hat. In diesem Beispiel ist der SuperMA genannt. Dabei handelt es sich um einen Mitarbeiter der Firma COMCEPT GmbH die einen speziellen Zugang zu Kasse besitzen.

Bei diesen Daten handelt es sich um eine Zusammenfassung von Einzelartikeln. Dadurch kann ausgewertet werden welche Artikel besonders häufig gebucht werden.

Alle drei Dateien sind mit einem normalen Text-Editor lesbar. Da die Daten der Buchungsvorgänge in einer Semikolon getrennten Struktur mit Überschrift hinterlegt sind empfiehlt sich eine Tabellenkalkulation für eine übersichtliche Darstellung. Das kann mit jedem am Markt befindlichen Office-Programm wie Planmaker®, Excel®, OpenOffice® oder Ähnlichem eingelesen und interpretiert werden.

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