Das CSV- Format ist eine herstellerunabhängiges und plattformunabhängiges Dateiformat. Die Abkürzung CSV bedeutet Comma Separated Values„, zu deutsch: mit Komma getrennte Werte.

Eine CSV-Datei kann mit jedem Text-Editor geöffnet werden. Es sollte vermieden werden, eine CSV-Datei mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word) zu speichern. Diese Programme haben ein besonderes Dateiformat damit Textattribute wie Schriftart, Schriftgröße etc. gespeichert werden.

Beispiel für den Inhalt einer CSV-Datei:

"1234";"Herr";"Müller";"Heinz"
"1235";"Frau";"Klein";"Anna"

Man sieht in dieser Datei, daß jeder Wert mit einem Semikolon getrennt ist. Dieses Zeichen wir auch Feldtrenner genannt. Jedes Feld ist umgeben von einem Hochkomma. Dieses Zeichen nennt man Texttrenner.

Die Zeichen für den Feldtrenner und Texttrenner sind nicht zwingend vorgegeben. Zum Beispiel kann der Feldtrenner statt einem Semikolon ein einfaches Komma oder ein Tabulator-Zeichen sein. Der Texttrenner kann ein einfaches Hochkomme sein oder ganz wegfallen.

Die empfohlenen Zeichen sind das Semikolon für den Feldtrenner und das doppelte Hochkomma für den Texttrenner.

Eine CSV-Datei lässt sich mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc öffnen.

Mit Excel eine CSV-Datei öffnen
Bei Excel wählen Sie unter dem Menüpunkt „Daten“ die Option „Externe Daten abrufen“ und klicken auf „Aus Text“. In einem separaten Fenster wählen Sie die gewünschte CSV-Datei aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Importieren“. Nun öffnet sich der Konvertierungsassistent. Wählen Sie nacheinander den Dateityp „getrennt“, das Trennzeichen „Semikolon“ und das Datenformat „Standard“. Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf „Fertigstellen“. Der CSV-Text erscheint nun als Excel-Tabelle.

Mit OpenOffice Calc eine CSV-Datei öffnen
Bei OpenOffice Calc gehen Sie zunächst auf die Menüoption „Einfügen“ und wählen „Tabelle aus Datei“. Wenn Sie nun die entsprechende Datei auswählen, öffnet sich der Konvertierungsassistent. Wählen Sie in dem Fenster den Zeichensatz „Westeuropa (Windows-1252/WinLatin 1)“ und die Trennoption „Getrennt“ und „Semikolon“. Praktisch ist die Vorschau im unteren Bereich des Fensters. Hier sehen Sie sofort, ob die getroffene Auswahl die Tabelle korrekt darstellt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.

Manche Agenturen haben das Problem, das die Texte nicht mit den Umlauten angezeigt werden. Es werden dann im Namen Sonderzeichen angezeigt.

Beim Export der CSV Datei wird das Format als ANSI erzeugt. Beispiel Bild: öffnet man eine CSV Datei als Text Datei im Text Editor sieht man unten rechts das Format.

Das Format UTF-8 oder UTF-8 mit BOM kann alles abbilden. Dies kann erzeugt werden, sobald man eine Textdatei im Text Editor öffnet und dann speichern unter wählt. Dort kann man dann das UTF-8 bzw. UTF-8 mit BOM Format auswählen und dies speichern. Diese CSV Datei kann dann an die Agentur gesendet werden.