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Man kann im Comcept Serienbriefe erstellen, eine Kundenselektion durchführen und die Briefe sofort ausdrucken.

Dafür geht man im Hauptfenster unter „Briefe“ und dann auf „Serienbrief“. Nun sieht man ein blaues Kästchen, welches noch gesperrt ist. Klicken Sie nebenan auf den Button mit den 3 Pünktchen und es öffnet sich ein neues Fenster mit allen Selektionskrieterien die wir anbieten. Um die Suche zu vereinfachen, kann man oben ein Schlagwort eingeben, wie z.B. „Letzter Auftrag Brille“. Dieses Kriterium wird nun in das blaue Kästchen übernommen und Sie können den letzten Auftrag eingrenzen. (z.B. 01.01.2010 bis 31.12.2013).

Unten gibt es noch die Option „Pro Familie nur eine Person anschreiben“. Dies bedeutet, dass nicht mehrere Familienmitgleider angezeigt/angeschrieben werden, sondern nur die Frau im Haushalt. (Umsatzstärkste Person einer Familie.)

Wenn Sie mit den Kriterien fertig sind, klicken Sie oben auf das Symbol mit dem Filter+Zahnrad. Dadurch wird die Selektion in Gang gebracht und die Kunden herausgefiltert. Es erscheint nun das Ergebnis und die Anzahl Ihrer Kunden, deren letzter Brillenauftrag in diesem Zeitraum lag.

Dieses Ergebnis kann nun direkt mit dem passenden Brief ausgedruckt oder nochmal bearbeitet werden.

Sollte Ihnen ein Fehler beim Kunden auffallen (z.B. Rechtschreibfehler etc.), können Sie über das Symbol oben mit der Brille den Kunden aufrufen und die Stammdaten bearbeiten. Somit wird das Ergebnis sofort mitaktualisiert. Zudem kann man nach verschiedenen Überschriften sortieren. (z.B. Nachname alphabetisch). Dazu klickt man nur auf die Überschrift und schon sortiert sich das Ergebnis um.

Wenn Sie nun das fertige Ergebnis sofort ausdrucken möchte, markieren Sie alles vollständig und klicken anschließend auf das erste Druckersymbol, wählen den Brief und den passenden Drucker aus und klicken auf „OK“.

Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt ausdrucken wollen, ist es sinnvoll das Ergebnis in die Druckabage zu verschieben, weil es sonst gelöscht wird, wenn das Serienbrieffenster oder das Comcept mal geschlossen werden. Um es in die Ablage zu verschieben, markieren Sie einfach das Ergebnis und klicken auf das zweite Druckersymbol („Druck in die Druckablage“). Auch von der Druckablage aus können Sie das Ergebnis sortieren, Kunden ggf löschen und es wird alles sofort abgespeichert.

Oftmals möchten Kunden nicht Serienbriefe selber ausdrucken oder verschicken, sondern überlassen dies einem externen Dienstleister. Dafür muss das Ergebnis der Selektion exportiert und verschickt werden. Dazu wird das fertige Ergebnis komplett markiert, dann gehen Sie oben in der Leiste auf „Export“ - „CSV“. Anschließend öffnet sich ein Speicherfenster. Wichtig!: Wählen Sie einen Speicherort für diese CSV Datei aus, sonst finden Sie diese ggf nicht wieder. (Button mit den drei Punkten) Dann wählen Sie einen Namen für die Datei aus (z.B. Werbeaktion 2014) und setzen als Dateiendung „.csv“. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Die Briefe werden dann exportiert und diese Datei kann per E-Mail verschickt werden und mit Excel bsp. geöffnet werden.